Gastblogger

TUI Winterprogramm-Präsentation auf Zypern

Während meines Einsatzes in der Unternehmenskommunikation hatte ich die Möglichkeit die Präsentation der Winterprogramme auf Zypern zu begleiten und mit zu organisieren.

Bei diesem Event stellt die Presseabteilung den Journalisten die Neuigkeiten der nächsten Saison vor. Es galt also für über 70 Journalisten, einen Teil der Geschäftsführung sowie weitere TUI Kollegen ein spannendes Programm zusammenzustellen und das Ganze zu organisieren.

Nach wochenlangen Vorbereitungen von Hannover aus, beispielsweise Einladungsmanagement und Journalistenbetreuung, ging es am 30. April gemeinsam mit meiner Ausbilderin endlich Richtung Zypern. Um vorab alles aufzubauen und durchzusprechen, flogen wir bereits vier Tage vor Eventbeginn los. Gleich am Morgen nach unserer Anreise begann die Arbeit vor Ort. Es waren noch einige organisatorische Dinge zu klären, die tägliche Meetings mit dem Hotelmanagement, den Reiseleitern vor Ort, Vertretern der Hotelkette sowie der örtlichen Agentur mit sich brachten. Außerdem begannen wir bereits Tage im Voraus mit der Organisation der beiden Galaabende.

Am 3. Mai fand die Pressekonferenz in dem Gebäude der TUI Deutschland GmbH statt. Im Anschluss wurden die Journalisten zum Flughafen gebracht und mit einer eigens für die Teilnehmer gecharterten Sondermaschine der TUIfly nach Zypern geflogen. Da wir im Voraus bereits alle Teilnehmer „eingecheckt“ hatten, mussten die Journalisten bei Ankunft in dem Hotel nur noch Ihre Unterlagen (Zimmerkarte, Info-Blätter) einsammeln. Mit ein paar Willkommensgetränken und Snacks wurden die Journalisten dann von uns auf Zypern begrüßt. Am Freitag standen für die Journalisten verschiedene Recherchetouren auf dem Programm, damit sie Insel und Leute kennenlernen, um anschließend darüber berichten zu können. Das Briefing der Guides übernahmen meine Ausbilderin und ich an diesem Morgen. Der restliche Tag war für den Aufbau und die Planung des ersten Galaabends geblockt. Dieser fand in einem Restaurant direkt am Meer statt. Die Planung des Aufbaus übernahmen wir zusammen mit dem Hotel. Die Location sollte typisch „zypriotisch“ sein, weshalb wir diesen Ort gewählt haben.

 

 

Am Samstag gab es ein Expertengespräch rund um das Thema Hotel, Investitionen und bessere Fluganbindungen nach Zypern. Auch hier waren wir für die Planung und Organisation zuständig. Genau wie am Tag davor, wurden auch heute verschiedenen Recherche-Touren für die sich die Journalisten angeboten. Den restlichen Tag über waren wir mit der Planung und dem Aufbau des letzten Galaabends beschäftigt, der auf einer Rasenfläche neben dem Hotel stattfand. Da an dem Aufbau nicht nur das Hotel, sondern auch eine externe Firma beteiligt war, war die Koordination durch uns umso wichtiger und ein Bestandteil meiner Aufgaben. Der Abend begann mit einer Rede von dem CEO der TUI Deutschland, Marek Andryszak. Im Anschluss wurden Welcome-Drinks serviert und die Gäste konnten an den Tischen Platz nehmen. Das Catering der beiden Galaabende übernahm das Hotel. Auch für Unterhaltung war in Form eines DJ´s und Live-Musik sowie einer Tanzfläche gesorgt.

 

 

Am nächsten Morgen stand auch schon die Abreise aller Teilnehmer mit verschiedenen Flügen an. Anhand einer vorher erstellten Transfer- und Abflugliste, konnten wir sicherstellen, dass auch jeder Teilnehmer mit dem passenden Gepäckstück auf seinem gebuchten Transfer ist. Nachdem alle abgereist waren, trafen wir uns noch mit den verschiedenen Vertretern der Agenturen und dem Hotelmanagement zu einem gemeinsamen Abschlussessen, bevor es für uns am nächsten Tag wieder zurück nach Hannover ging.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.